Chính sách kiểm hàng

18/03/2025 03:57 PM

CHÍNH SÁCH KIỂM HÀNG

1. Mục đích

Bảo đảm hàng hóa, thiết bị và hạng mục thi công được đúng quy cách – đủ số lượng – không hư hỏng trước khi bàn giao/nhận hàng.
Làm căn cứ cho biên bản bàn giao – nghiệm thu – bảo hành và xử lý phát sinh.

2. Thuật ngữ

Hàng tiêu chuẩn: hàng đóng gói sẵn (bơm, chiller, vật liệu lọc, phụ kiện…).
Hàng tùy biến: bể inox/kính gia công theo bản vẽ; module hệ lọc theo kích thước.
Nghiệm thu kỹ thuật: thử kín, thử tải, vận hành ướt/khô theo checklist.

3. Nguyên tắc chung

Khách hàng có quyền kiểm hàng khi nhận tại kho, khi giao đến nơi, hoặc khi nghiệm thu sau lắp đặt.
Kiểm hàng không làm ảnh hưởng đến tem/niêm phong của nhà sản xuất.
Mọi khác biệt, thiếu hụt phải ghi rõ trên Biên bản kiểm hàng/phiếu giao hàng & chụp ảnh/video chứng cứ tại chỗ.

4. Thời điểm & phạm vi kiểm

4.1. Nhận tại kho Năm Sang

Được mở thùng kiểm ngoại quan: model, số serial, số lượng, phụ kiện kèm theo.
Không vận hành thử các thiết bị yêu cầu cấp nước/điện 3 pha (chỉ kiểm niêm, thông số).

4.2. Giao đến địa điểm của khách

Kiểm ngoại quan + số lượng trước khi ký nhận.
Thiết bị quan trọng (bơm, chiller, tủ điện) được khởi động thử không tải nếu điều kiện cho phép.

4.3. Sau lắp đặt/thi công – Nghiệm thu kỹ thuật

Áp dụng cho hồ/bể và hệ lọc:

Thử kín – chống rò: giữ nước ≥ 12–24h, kiểm tra điểm nối, mặt kính/ron/silicone.
Vận hành ướt: bơm, hút – xả, lưu lượng, tiếng ồn, rò điện, rò rỉ.
Điện – điều khiển: tủ điện, Aptomat, rơ-le, cảm biến mức, timer; an toàn nối đất.
Hoàn thiện: bavia, cạnh sắc, vị trí đường ống, vệ sinh tổng; tem nhãn & hướng dẫn.

5. Quy trình thực hiện

Chuẩn bị: bộ chứng từ (Hóa đơn/PO, Phiếu giao, Bản vẽ/BOM), Checklist kiểm hàng; điện thoại chụp ảnh.
Đối chiếu: mã hàng, model, thông số theo báo giá/hợp đồng; đo kích thước thực tế với hàng tùy biến.
Kiểm ngoại quan: thùng, xốp, tem niêm, vỏ máy, kính/ron; ghi nhận trầy xước, móp méo.
Kiểm chức năng (nếu cho phép): cấp điện/nước theo hướng dẫn; ghi nhận thông số chính (dòng, áp, lưu lượng/độ ồn).
Lập Biên bản: đánh dấu đạt/không đạt từng mục; ảnh/video đính kèm; hai bên ký tên ghi rõ thời gian.
Xử lý sai lệch: xem mục 7.

6. Giới hạn kiểm hàng

Không chấp nhận yêu cầu tháo mở cấu kiện niêm phong sâu (ảnh hưởng bảo hành) nếu không có kỹ thuật Năm Sang.
Không vận hành thử vượt điều kiện kỹ thuật (ví dụ chạy khan bơm, cấp điện sai pha).
Với hàng tùy biến: chấp nhận dung sai theo bản vẽ/tiêu chuẩn kỹ thuật đính kèm hợp đồng.

7. Xử lý khi phát hiện vấn đề

Thiếu/nhầm model – phụ kiện: ghi trên biên bản, Năm Sang bổ sung/đổi ngay hoặc gửi bổ sung trong 24–72h.
Hư hỏng do vận chuyển: chụp ảnh tại chỗ, niêm phong; Năm Sang đổi mới hoặc sửa chữa theo hiện trạng.
Không đạt thông số trong nghiệm thu: Năm Sang điều chỉnh/khắc phục miễn phí cho tới khi đạt chuẩn.
Từ chối nhận hàng: khách có quyền từ chối một phần hoặc toàn bộ nếu sai khác nghiêm trọng so với hợp đồng; hai bên lập biên bản ghi rõ lý do.

8. Thời hạn phản hồi

Hàng tiêu chuẩn: phản hồi trong 48 giờ kể từ thời điểm ký nhận.
Hàng tùy biến & hạng mục thi công: phản hồi ngay trong buổi nghiệm thu.
Quá thời hạn trên, khi không có ghi chú trên biên bản, mặc định hàng đạt yêu cầu & chuyển sang chính sách bảo hành.

9. Chi phí & trách nhiệm

Năm Sang: chịu chi phí kiểm tra, đổi/trả do lỗi của Năm Sang/nhà sản xuất.
Khách hàng: chịu chi phí phát sinh khi yêu cầu kiểm tra đặc biệt ngoài phạm vi tiêu chuẩn (ví dụ: thuê xe cẩu, test tải trọng đặc biệt…), trừ khi đã thỏa thuận trong hợp đồng.

10. Liên kết với thanh toán & bảo hành

Kiểm hàng là căn cứ để xác nhận các mốc thanh toán theo hợp đồng (ví dụ 30% – 40% – 30%).
Sau nghiệm thu đạt, Năm Sang cấp Phiếu bảo hành/tem bảo hành; thời hạn bảo hành theo từng hạng mục/thiết bị.

11. Trường hợp bất khả kháng

Thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh, cấm đường… làm trì hoãn giao/kiểm. Hai bên thống nhất lịch kiểm mới; chứng từ hiện trạng vẫn có giá trị.

12. Kênh hỗ trợ